Privacyverklaring

Gallery Schoolfoto verzorgt de schoolfotografie op middelbare en basisscholen, peuterspeelzalen en kinderdagverblijven in heel Nederland in opdracht van deze (onderwijs)instellingen. Schoolfoto's vallen onder de biometrische persoonsgegevens.

Gallery Schoolfoto heeft geen enkel belang bij het onzorgvuldig omgaan met persoonlijk gegevens, we bestaan bij het vertrouwen dat onze opdrachtgevers, te weten scholen en kinderdagverblijven ons al jaren geven.

Ouders en/of verzorgers kunnen de foto's van hun kinderen inzien, bestellen en betalen via de site van Gallery Schoolfoto. Om de foto's af te schermen van openbare toegang (publicatie) en om foto's te kunnen laten bestellen en betalen worden privacygevoelige persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Daarbij houden we ons aan de eisen van de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat:

• we u met deze privacyverklaring duidelijk vermelden met welke doelen we persoonsgegevens verwerken;
• we het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• we u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken indien uw toestemming is vereist;
• we beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens afdoende te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens (her)verwerken;
• we uw rechten respecteren met betrekking tot uw gegevens: het recht van inzage, wijziging en verwijdering.

Gallery Schoolfoto is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen en gebruiken en met welke doelen.

Gebruik van persoonsgegevens
Bij gebruik van de website (ter inzage, bestelling of betaling van de foto's van uw kind) verkrijgen we een aantal gegevens van u, inclusief persoonsgegevens. Gallery Schoolfoto vraagt en bewaart geen andere persoonsgegevens dan nodig voor onze dienstverlening.

Het gaat om de volgende gegevens:

• naam, adres, woonplaats (naw-gegevens) van ouders/verzorgers en hun kind(eren);
• telefoonnummer;
• factuuradres en/of afleveradres;
• e-mailadres;
• betalingsgegevens;
• leerlingnummer (indien nodig).

Schoolfoto's bekijken
Om de schoolfoto's van uw kind te kunnen bekijken, heeft u een inlogcode en een wachtwoord nodig. Die krijgt u van Gallery Schoolfoto. Om code en wachtwoord alleen aan de juiste ouders/verzorgers te kunnen doen toekomen, heeft Gallery Schoolfoto persoonsgegevens nodig die afkomstig zijn van de school of instelling. Daartoe sluit Gallery Schoolfoto zogenaamde verwerkersovereenkomsten af met de betreffende scholen en instellingen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Schoolfoto's bestellen en betalen
Om schoolfoto's te kunnen bestellen en betalen, dient u een gastaccount aan te maken. Daarbij geeft u Gallery Schoolfoto een aantal persoonsgegevens. We vragen en bewaren geen andere gegevens dan nodig voor het bestellen en betalen van de foto's of andere producten.

Afhandeling van uw bestelling
Bij de afhandeling van uw bestelling gebruikt Gallery Schoolfoto noodzakelijkerwijs uw persoonsgegevens. Indien nodig voor correcte afhandeling van deze overeenkomst (denk bijvoorbeeld aan uitbesteding van werkzaamheden of incasso) verstrekken we uw persoonsgegevens aan derden. Daarbij verstrekken we geen andere gegevens dan noodzakelijk voor dat specifieke doel.

Gegevensverstrekking aan derden
Gallery Schoolfoto geeft uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij nodig voor de uitvoering van de overeenkomst of als dit wettelijk verplicht is. Bij een vermoeden van fraude of misbruik van de site of de foto's kunnen we persoonsgegevens aan justitie doorgeven.

Reclame en marketing
Gallery Schoolfoto stuurt u geen reclame-mails en publiceert niets op social media.

Contactformulier
Bij gebruik van het contactformulier vraagt en bewaart Gallery Schoolfoto geen andere persoonsgegevens dan welke u toestuurt of nodig zijn om uw vraag te behandelen.

Publicatie
We publiceren uw persoonsgegevens nooit. Zonder voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van ouders en/of verzorgers gebruikt Gallery Schoolfoto geen foto van uw kind voor promotie- of reclamedoeleinden.

Cookies
De site van Gallery Schoolfoto plaatst twee typen cookies: technische die browsertype en operating system en dergelijke aanduiden ten behoeve van de werking van de site, en cookies die gegevens bevatten zoals uw user account id, de barcode, bestelde producten en bedragen. Deze laatste cookies hebben een levensduur van 4 uur na het laatste bezoek aan de site.
Derden die door ons of door u worden ingeschakeld (denk bijvoorbeeld aan de betaling via iDeal) gebruiken mogelijk ook cookies.
Gallery Schoolfoto maakt geen gebruik van Google Analytics of andere statistische diensten.

Beveiliging
Gallery Schoolfoto neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen:

• de site werkt met SSL-beveiliging (https);
• alle foto's zijn voorzien van een unieke code met bijbehorend wachtwoord, noem het maar slot en grendel;
• de scholen/instellingen waar we de foto's mogen maken zijn onze opdrachtgevers; zij laten de foto's maken ten behoeve van de schooladministratie en de schoolpasjes;
• werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

Bewaring
Gallery Schoolfoto bewaart de persoonsgegevens zolang als nodig om bestellingen af te handelen. Daarna bewaren we persoonsgegevens zolang we de schoolfoto zelf bewaren, om nabestelling mogelijk te maken. Bij verwijdering van de foto worden ook de persoonsgegevens gewist. Dit geldt niet voor betalingsgegevens (fiscale bewaarplicht).
Foto's die retour worden gestuurd aan Gallery Schoolfoto worden direct na ontvangst vernietigd en de restanten verantwoord afgevoerd.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Gallery Schoolfoto behoudt zicht het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 27 juni 2018.

Inzage, wijziging en verwijdering van uw persoonsgegevens
Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage, wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen.
U heeft het recht deze gegevens in te zien, te laten wijzigen of verwijderen. Gallery Schoolfoto stuurt u dan de gegevens die we bewaren ter inzage en wijziging (of verwijdering).

Autoriteit Persoonsgegevens
Het spreekt vanzelf dat we vragen en klachten over persoonsgegevens serieus nemen en zo snel mogelijk willen oplossen. We wijzen u erop dat u ook het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Gallery Schoolfoto
Losplaatsweg 22
2201 CV Noordwijk
info@galleryschoolfoto.nl
071 36 19237